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桂林队:“三举措”推进档案数字化建设

今年以来,桂林调查队通过抓队伍建设、软件升级、档案入库三项举措,推进档案数字化建设。

一是统筹谋划,抓好队伍建设。制定2018年档案工作要点,将档案数字化建设列为年度重点工作,将年度档案入库和数字化建设列入重要议事日程,并作为督促检查重点工作,保障数字化建设工作稳步推进。成立由主要领导为组长的档案工作领导小组及办公室,明确分工落实责任,配备1名年轻业务骨干为档案管理员,各科室落实1名档案协管员,加强档案工作队伍建设。强化档案管理工作学习教育,开展岗位知识互学和档案管理技能培训,并积极参加地方档案管理部门组织的业务培训,不断提高业务水平。

二是夯实基础,抓好软件升级。将档案管理软件升级为具有网络功能分布式管理的GD2016档案综合管理系统。利用系统超级管理员设置不同类型的普通用户,通过访问策略授权给予不同用户不同的访问权限,有效提升档案的安全性和利用效率。使用GD2016电子文件挂接功能,扫描并挂接归档的机关党群和业务类文书档案,实现电子档案和纸质档案一一对应,实现档案数字化管理。并且将历年档案数据导入GD2016系统,实现档案资料有序衔接,保证查全率达到100%

三是购买服务,抓好档案入库。根据购买社会服务管理办法,聘请档案服务公司专业人员对2017年度档案进行整理归档。档案管理员全程参与,确保档案整理工作规范完整、不重不漏,并且认真向专家学习档案整理技术和数字化管理知识等,不断提高档案数字化建设和规范化管理水平。截至目前,该队已经完成了2017年度档案整理归档工作,文书归案全部实现数字化扫描挂接,有效推动档案数字化建设。